Co to jest Kaizen
Kaizen to Japońskie słowo oznaczające continuous improvement czyli ciągłe doskonalenie. Kultura praktykowana przez Japończyków od wielu lat. Techniki doskonalenia procesów spotkamy zarówno w administracji publicznej, ośrodkach zdrowia, biurach, na produkcji, magazynach i w naszych domach. Ciągłe doskonalenie tego co robimy to inaczej Kaizen.
Metody Kaizen
PDCA
Jedną z metod działania według Kaizen jest PDCA. Plan Do Check Act ( zaplanuj, zrób, sprawdź, działaj)
Dokładniej opisując wygląda to tak:
- Planuj – Wybierz czynność i zastanów się w jaki sposób możesz ją poprawić.
- Zrób – Wymyślony sposób wypróbuj realizując daną czynność.
- Sprawdź – Zweryfikuj efekt końcowy. Najlepiej zmierz czas, parametry lub zrób zdjęcie wyglądu pierwotnego procesu. Następnie zrób to samo dla nowego procesu i porównaj nowy efekt z poprzednim.
- Działaj – Jeżeli efekt jest lepszy od poprzedniego, zapisz nowy system i pokaż go pozostałym współpracownikom. W przypadku gdy efekt nie jest zadowalający powtórz punkty 1-4
Jak sama nazwa wskazuje, ciągłe doskonalenie oznacza że za jakiś czas Ty, kolega lub koleżanka wpadniecie na następny pomysł który jeszcze bardziej usprawni daną czynność. Korzystając z PDCA można proces powtarzać wielokrotnie.
Zebrania
Rób zebrania i chwal osoby które wykazały się ciekawym pomysłem i zrealizowały usprawnienie. Dzięki zebraniom docenisz pracownika, pokażesz innym w jaki sposób można wykonać daną czynność oraz zachęcisz pozostałych do zgłaszania pomysłów i usprawnień. Pamiętajmy przy tym że są wokół nas osoby nieśmiałe i mogą mieć nawet sporo pomysłów w głowie ale stresuje ich duże grono osób. Tu Kaizen ma kolejną propozycję.
Pudełko do zgłaszania pomysłów
Pudełko na pomysły i problemy do rozwiązania, ustaw w dostępnym miejscu dla każdego. Dzięki takiemu miejscu na anonimowe listy możesz dowiedzieć się co myślą pracownicy i z czym mają problem. Niektóre sprawy nie nadają się na forum a i osobiście czasem ciężko im przyjść z tematem. Dzięki anonimowości masz szansę dowiedzieć się wielu ciekawych rzeczy.
Wiele małych kroków
Podstawową zasada Kaizen jest dokonywanie wielu małych kroków. Wielkie transformacje oznaczają wielkie nakłady finansowe, wiele pracy, dużo czasu oraz spory opór przed i w trakcie wdrożenia. Dzięki małym systematycznym usprawnieniom, zmiana na lepsze okaże się niezauważalna na pierwszy rzut oka. Po pewnym czasie systematyczności i pielęgnowania małych usprawnień Twoja firma zacznie o wiele lepiej funkcjonować. Pozwól pracownikom na eksperymentowanie, a odwdzięczą się świetnymi pomysłami.
Siła potencjału ludzkiego
Siła kaizen tkwi w ludziach. Polega na tym aby stworzyć przyjazną atmosferę do otwierania się ludzi na ich pomysły. Spróbuj a zdziwisz się ile ciekawych usprawnień potrafią wnieść pracownicy którzy poczują się bezpiecznie.
Przykłady Kaizen
Kostka Rubika
Pewnego dnia stwierdziłem że chcę ułożyć kostkę Rubika. Zacząłem oczywiście od poszukiwania informacji. Przeczytałem o ilości możliwych kombinacji. Jest ich ponad 43 tryliony!
No cóż, nie czas się poddawać, to dopiero początek poszukiwań, w końcu na zawodach mistrzowie układają kostkę w kilka sekund! Ok ale jak oni to robią musi być jakiś sposób. Znalazłem kilka schematów dzięki którym można ułożyć kostkę Rubika. Świetnie, zabrałem się do roboty. Kostka w ręce, instrukcja przed oczami i działam. W końcu jest, zrobiłem to! Ułożyłem kostkę z instrukcją przed oczami w godzinę i czterdzieści minut 🙂
Chwila radości bo w końcu trzeba cieszyć się z osiągnięć. Czas na Kaizen, a więc zejdę z czasem o połowę. Wiele prób błędów i porażek. W końcu jest kolejny sukces. Mam 50 minut! Czas na kolejny Kaizen, znów tniemy o połowę 😉 wiele tygodni później mam 25 minut. Świetnie ale co zrobić gdy nie mogę zejść niżej? Zacząłem uczyć się i szukać przyczyny w innym miejscu. Tym razem skupiłem się na kwestii związanej nie z kombinacjami a z samą kostką. Okazało się że moja była kiepskiej jakości, opornie się przekręcała. Mam nową kostkę, obraca się bajecznie lekko. Mam 10 minut. I co dalej? Oczywiście tniemy o połowę. Tym razem znam podstawowych kilka kombinacji. Nauczyłem się lepiej odczytywać ustawienia. Ale i tak jest ciężko. Przyszedł więc czas na poprawę techniki obracania kostki w dłoniach. Kilka tygodni później mam 5 minut:) w momencie gdy piszę ten tekst, jestem w stanie zejść do ok 2,5 minuty.
Kostka Rubika to świetna praktyka i dowód na działanie zasady ciągłego doskonalenia. Patrząc na własne doświadczenie poprawiłem proces układania kostki o 4000% . Ta sam zasada działa zarówno przy produkcji, w administracji czy jakiejkolwiek czynności którą wykonujemy.
Uporządkowane dokumenty
Kolejny przykład ginących dokumentów. Zbliża się termin napisania odpowiedzi na pismo urzędowe na które mamy 7 dni od otrzymania wiadomości. Standardowo zostało odłożone na ostatni dzień. Niestety nie pamiętamy gdzie włożyliśmy dokument. Szukamy w stercie dokumentów na biurku, nie ma. Przeglądamy segregatory, również nic. Zbliża się godzina zamknięcia poczty a my nie dość że nie znaleźliśmy dokumentu, to nic nie napisaliśmy. W końcu jest, znalazł się razem z dokumentami innego kontrahenta. Straciliśmy 2 godziny życia na robieniu rzeczy która jest czystym marnotrawstwem. Czas 2 godzin szukania dokumentów można spokojnie skrócić do niecałej jednej minuty. Wystarczy tylko zorganizować system odkładania dokumentów na swoje miejsce. Np. Dokumenty przychodzące, do zrobienia, delegowane lub segregator z opisanymi zakładkami. Takich przykładów można mnożyć bez końca.
Ubieranie
Jestem facetem i dobór kolorów w ubraniu raczej powodował u mnie frustrację. Wchodząc do garderoby zastanawiałem się czy tym razem dam radę wyglądać normalnie czy znów wyjdę na klauna z kolorami od czapy. Stałem, przymierzałem zmieniałem a i tak wychodziło jak zwykle. Traciłem czas i nerwy. W końcu postanowiłem coś z tym zrobić. W tym wypadku zainspirowałem się minimalistami. Zastosowałem metodę porządku w szafie. Pozbyłem się rzeczy których nie używałem od ponad dwóch lat, zrobiłem zakupy głównie czarnych i białych t-shirtów, czarnych i granatowych spodni oraz białe czarne i granatowe koszule. Wszystko odkładam zawsze w to samo miejsce. Te małe zmiany spowodowały że teraz mogę wejść do garderoby w nocy bez zapalania światła i po ciemku wiem gdzie co gdzie leży i co wziąć aby założyć a wszystko będzie pasowało. Dlaczego? Bo w danym miejscu zawsze są te same ubrania:) W tym wypadku po zastosowanie 3S sprzątaj segreguj standaryzuj pomogło w skróceniu czasu ubierania a do tego zniwelować stres i konieczność zastanawiania się nad mało istotnymi sprawami. Żeby jednak nie być tak nudnym, zostawiłem na jednej stronie kilka kolorowych koszulek i zmyślnych skarpetek. Czasem chce się oderwać od monotonii 😉
Jak zacząć?
Reguła małych kroków
Proponuję zacząć małymi krokami. Według filozofii Kaizen, małe kroki zaprowadzą cię dalej i bezpieczniej w porównaniu do dużych przemian. W celu rozpoczęcia przygody z ciągłym doskonaleniem, wybierz czynność lub miejsce, które czujesz że nie najlepiej funkcjonuje a następnie przejdź poniższe kroki:
- Przyjrzyj się jednemu procesowi.
- Zastanów się nad tym co możesz poprawić.
- Wypróbuj nowy sposób.
- Sprawdź czy działa i zapoznaj współpracowników o efektach swojego doświadczenia.
W tym miejscu warto podsycić temat i zaproponować aby ktoś skrócił czas wykonywania danej czynności o kolejne kilka % 🙂
Co teraz powinieneś zrobić?
Idź i napraw to co Cię denerwuje. Możesz też odezwać się do mnie a z chęcią pomogę.
