Czym są czynności powtarzalne?
Wiele czynności administracyjnych jest powtarzalnych. Często są one czasochłonne. Przepisywanie danych do arkuszy. Wyszukiwanie informacji rozrzuconych w wielu miejscach. Weryfikowanie cenników w celu znalezienia odpowiedniego dostawcy. Sprawdzanie prowizji przy ustalaniu cen sprzedażowych na platformach e-commerce. Te i wiele innych czynności może powodować spore marnotrawstwo czasu, a czas to pieniądz.
Od czego zacząć?
Warto przyjrzeć się jak pracujemy, co robimy i w jakich okolicznościach. Weryfikujemy co nas rozprasza, co denerwuje i na czym tracimy najwięcej czasu. Analiza stanu obecnego to ważny element od którego należy rozpocząć poszukiwanie marnotrawstwa.
Gdzie tracimy pieniądze?
Najczęściej firmy tracą pieniądze na marnowaniu czasu. Z jednej strony wpadając w wir pracy, większość z nas uważa że jest produktywny. Niestety rzeczywistość potrafi być okrutna, i w wielu przypadkach okazuje się że czynności na które poświęcamy czas możemy wyeliminować w 80%. Tu kłania się nam zasada Pareto która mówi że za 80% efektów odpowiada 20% pracy.
Jak znaleźć czynności podlegające automatyzacji?
W pierwszej kolejności, przyglądamy się codziennym obowiązkom i sposobie ich wykonywania. Po zweryfikowaniu stanu obecnego możemy zająć się analizą i wyszukaniem czynności od których powinniśmy rozpocząć. Eliminacja czynności powtarzalnych to pierwszy stopień automatyzacji procesów.
W jaki sposób automatyzować?
Z pomocą przychodzi nam Excel. Jest to narzędzie ogólnodostępne, które przy odpowiedniej wiedzy i chwili czasu potrafi zdziałać naprawdę wiele. Osobiście lubię pracę w arkuszach, z wiadomego powodu. Nie lubię marnotrawstwa 🙂 Wiem że jest sporo ekspertów. Wiele jest również osób które sprawnie poruszają się w produkcie MS Office. Natomiast jest duża grupa ludzi, którzy jednak nie widzą w swoim działaniu marnotrawienia czasu. I tu jest luka którą warto uzupełnić.
Przykład automatyzacji
Przykład z życia wzięty. Przedsiębiorstwa sprzedające swoje produkty online, korzystają z firm które mają w jednej platformie wielu kurierów. Tam po wpisaniu danych adresowych oraz wymiarów i wagi otrzymujemy wykaz kurierów i ich ceny. Nie wszyscy jednak korzystają z takich platform. Przy większym wolumenie sprzedaży, warto podpisać jedną lub kilka umów z przewoźnikami bezpośrednio. Wtedy zaczynają się schody. Jeden przewoźnik opłaca się na lekkich i małych paczkach. Drugi na większych i cięższych. Trzeci na innych kierunkach. W takim przypadku z pomocą przychodzi excel. Można w nim przygotować arkusz z uzupełnionymi cennikami dla każdego przewoźnika.
Mamy już jeden arkusz z kilkoma zakładkami i jesteśmy zadowoleni bo nie musimy otwierać kilku plików. Pierwszy sukces. Dalej jednak można wybrać błędnie przewoźnika ponieważ jeden dolicza dopłatę przy przekroczeniu wymiaru, a drugi inaczej liczy wagę gabarytową.
Mając arkusz z cenami, ręcznie trzeba go uzupełniać przy każdej zmianie dopłaty paliwowej, co obecnie jest mocno dynamiczne. Samo przepisywanie potrafi zająć ponad godzinę. A co jeżeli się pomylimy? Cały arkusz przepisywany na nowo.
Jak wygląda praca ręczna? Otwierasz kilka cenników. Na kalkulatorze przeliczasz wagę wymiarową. Na kalkulatorze przeliczasz walutę. Mając wagi sprawdzasz każdy cennik weryfikując który jest najbardziej opłacalny, znów przeliczając ręcznie walutę i dopłatę paliwową.
To wszystko potrafi zająć dla jednej przesyłki powiedzmy 3 minuty Przesyłek dziennie jest 50 sztuk. 50 paczek x 3 minuty = 150 minut na samo przeliczenie. To 1,5 godziny dziennie zmarnowanego czasu.
W takim przypadku warto poświęcić czas na przygotowanie gotowego szablonu który będzie:
- Przeliczał wartości netto brutto (w zależności na jakich cenach pracujemy)
- Przeliczy cenniki euro na pln.
- Podstawi ceny finalne przewoźników po wybraniu kierunku i wpisaniu wymiarów oraz wagi.
Tym sposobem mamy pełen sukces! Zamiast ślęczenia godzinami i tracenia czasu na przeliczanie, wybór odpowiedniego przewoźnika zajmie nam ok 30 sekund. 0,5 minuty x 50 paczek = 25 minut. Zyskujemy dziennie 125 minut czyli 75% czasu oszczędzamy!
Przykładowy kalkulator przygotowany może wyglądać tak (wartości cen przykładowe):
Co teraz powinieneś zrobić?
Napraw to co cię denerwuje!
