Przepływ jednej sztuki

Historia

Idzie wiosna, śnieg się roztopił, promienie słońca powodują uśmiech na twarzy. Aż chce się wyjść na dwór. Ubieram się wychodzę przed dom a tu mnóstwo liści i starych gałęzi. Czas na porządki w ogrodzie. Zakładam rękawiczki, biorę worek i grabie. Grabię liście na małym kawałku i robię stertę. Obok następny kawałek i kolejna sterta. Godzina grabienia i mam kilka / kilkanaście stosów liści. Zrobiłem to produkcją seryjną bo tak na pierwszy rzut oka wydaje się być optymalnie. Zadowolony z pracy, wiem że za chwilę będzie gotowe . Nagle czuję powiew wiatru. Podnoszę głowę do góry i widzę nadlatujący olbrzymi statek powietrzny odpalający swoje silniki odrzutowe skierowane centralnie na mój ogród. Sterty zgrabionych liści unoszą się w powietrze po czym lądują powodując katastrofę. Trawnik wygląda dokładnie tak samo jak przed godziną. Cała praca na marne. No dobra z tym statkiem powietrznym to odleciałem 😉 Przyjmijmy że tym statkiem powietrznym są nasze dzieci wybiegające aby nam pomóc. Zadowolony cieszę się że mam takich cudownych pomocników. Dzieci jak to dzieci, chwilę zabawy i czas na zmianę. Następna zabawa “kto rozrzuci więcej liści. Efekt taki sam jak po statku kosmicznym. Kolejny przykład, zaczyna padać deszcz. Zostawiamy ładnie zgrabione sterty liści i idziemy do domu. Zbierzemy sterty jak przestanie padać. Niestety po deszczu zebrała się wichura. Efekt jak po statku powietrznym.

Co można było zrobić inaczej?

Ciekawym pomysłem na znaczne zminimalizowanie strat jest zastosowanie narzędzia zwanego One piece flow – przepływ jednej sztuki. Zasada działania przepływu jednej sztuki polega na tym, aby rozpoczętą czynność zrealizować do końca a następnie podejmować kolejną. Na przykładzie grabienia liści możemy zgrabić kawałek tworząc pierwszą stertę. Po utworzeniu pierwszej stery przechodzimy od razu do drugiego etapu. Wrzucamy liście do worka i wynosimy go do docelowego miejsca odbioru odpadów organicznych. Dopiero teraz zabieramy się za następny kawałek trawnika i robimy drugą stertę liści. Kończąc drugą stertę zbieramy liście i wynosimy do ostatecznego miejsca.

Co się stanie gdy połowę trawnika garbimy sposobem one piece flow?

W dowolnym momencie możemy przerwać a efekt będzie zauważalny. Wracając np. za dwa dni, wiemy że została połowa do zrobienia.

Co się stanie gdy przyleci odrzutowiec?

Gdy przyleci odrzutowiec w powietrze unoszą się tylko liście których nie grabiliśmy. Nawet jeżeli pod wpływem podmuchu, część liści z drugiej części ogrodu przeleci na pierwszą, to zniszczenia nie będą aż takie straszne.

Jak zastosować przepływ jednej sztuki firmie?

Wszystko fajnie ale to grabienie liści. Jak mam to zastosować w firmie? Podaję bardziej biznesowy przykład. Jesteś sprzedawcą e-commerce. Masz do wystawienia 10 aukcji różnych produktów. Scenariusz realizacji seryjnej wygląda następująco. Robisz zdjęcia produktów pierwszy drugi i tak do dziesiątego. W tym czasie dostajesz pilną sprawę którą musisz zająć się natychmiast. Zostawiasz więc wystawianie aukcji. Sprawa się przeciąga a po niej wyskakuje kolejna. Codzienna bieżączka często bywa brutalna i odsuwa nas od starannie rozpisanych planów. Tym sposobem minął tydzień. Status wystawiania aukcji? mamy zdjęcia do dziesięciu produktów i żadnej wystawionej aukcji. Kończymy więc realizację i zabieramy się za wystawianie aukcji. Tak oto wystawiliśmy 10 aukcji po tygodniu.

Jak zastosować one piece flow wystawiając aukcje?

Realizujemy wystawianie po jednym produkcie. Spotykam się z twierdzeniami że to strata czasu, bo muszę zmieniać wykonywane czynności co chwilę. Pokaże Ci, że to nie do końca prawda. Pierwszy etap to robię zdjęcia dla jednego produktu. Po zakończeniu zdjęć od razu przechodzę do napisania opisu i wystawienia aukcji. Dla ułatwienia zrobienie zdjęć oraz wystawianie aukcji zajmuje tyle samo czasu. Tym sposobem, do momentu nadejścia pilnego telefonu mamy już 5 aukcji wystawionych. Po tygodniu gdy wracamy do dalszej pracy realizujemy kolejne 5 aukcji. Czyli od pierwszego dnia mamy 5 aukcji gotowych a po tygodniu jest 10 aukcji gotowych.

Jak wystawiać aukcje?

• Realizacja seryjna

W tym scenariuszu, klient musiał czekać aż tydzień aby mógł kupić 10 produktów. Czyli przez pierwszy tydzień żaden klient nie był  wstanie kupić naszego produktu. 

• Realizacja przepływem jednej sztuki

W tym scenariuszu już pierwszego dnia klient mógł kupić 5 naszych produktów. Czyli od pierwszego dnia przez tydzień sprzedajemy produkty. W drugim tygodniu dochodzi kolejne 5 produktów.

• Założenia

Załóżmy że każdy produkt sprzedaje się w ilości 2 sztuk na tydzień. Sprawdzamy ilość sprzedanych sztuk przez dwa tygodnie.

Tym sposobem w pierwszych tygodniach od rozpoczęcia działań mamy o 50% wyższą sprzedaż stosując metodę one piece flow

Jak wykorzystać przepływ jednej sztuki w zarządzaniu projektami?

Przyjmijmy że mamy 5 projektów. Każdy z nich będzie realizowany w 1 miesiąc. Porównajmy dwa sposoby realizacji.

• Klasyczna metoda realizacji.

Zbieramy 5 projektów i realizujemy wszystkie na raz. W teorii wygląda to optymalnie. Łapiemy się kilku zleceń, mamy dużo pracy, jest dobrze. Mając 5 otwartych projektów dzielimy swój czas w taki sposób aby ⅕  dostępnego czasu poświęcić dla każdego z projektów. Tym sposobem zrealizujemy wszystkie 5 projektów naraz po 5 miesiącach pracy.

Efekt? Każdy klient swojego projektu czekał na realizację 5 miesięcy.

• Realizacja wg metody one piece flow

Mamy 5 projektów. Podejmujemy decyzję który projekt jest najważniejszy i od niego zaczynamy. W pierwszym miesiącu skupiamy się tylko na jednym projekcie a pozostałe odkładamy do kolejki oczekujących. Dzięki takiemu podejściu, już po jednym miesiącu oddajemy klientowi gotowy projekt. W tym momencie podejmujemy drugi projekt i skupiamy się jedynie na jego realizacji. Dzięki realizacji jednego projektu w danym czasie po miesiącu zarabia dla nas już jeden projekt. Po dwóch miesiącach mamy dwa projekty gotowe a co za tym idzie dwóch zadowolonych klientów. Na koniec po ostatnim projekcie mamy pięć realizacji zakończonych.

Jaka jest różnica?

Realizując 5 projektów naraz, mamy następujące wyniki:

wszyscy klienci czekają 5 miesięcy na oddanie projektu.

Realizując metodą przepływu jednej sztuki, mamy następujące wyniki:

Widzisz różnicę?

Jakie są inne korzyści metody one piece flow?

Dzięki metodzie przepływu jednej sztuki mamy większe możliwości pomiaru. W Lean manufacturing stosujemy takie pojęcia jak: Takt time, cykle time i lead time. Dzięki nim łatwo dowiemy się ile czasu potrzeba na wyprodukowanie jednej sztuki oraz jaki czas potrzebny będzie na wykonanie całej partii produkcyjnej. O wiele łatwiej jest również planować produkcję mając podane konkretne mierzalne czasy wykonania czynności czy usługi.

Szybszy czas dostawy produktu do klienta. Szybszy czas realizacji jest dodatkową wartością dodaną dla klienta. Dzięki niej możemy zdobyć więcej kupujących.

Czy u Ciebie jest miejsce na przepływ jednej sztuki?

Co teraz powinieneś zrobić?

Idź i napraw to co denerwuje. Możesz też zgłosić się do mnie a z chęcią pomogę.